الكاتب
دمج المراسلات
Mail Merge
( كيفية عمل دمج للمراسلات بين وورد + والإكسيل مع إضافة صور )
وهي أصعب العمليات داخل الوورد وخاصة إذا كان هناك إضافة للصور ، ولكن اليوم سوف نشرحها بأبسط طريقة إن شاء الله
أولاً : عمل بطاقة تعريفية للشخص ( الطالب / الموظف ) تكون بشكل وتنسيق جيد بطريقة جميلة
ثانياً : تجهيز ملف الإكسيل الذي يحتوي على كافة المعلومات المطلوب إدراجها في ملف الوورد ( بطاقة التعريف )
ثالثاً : وضع جميع الصور وملف الوورد وملف الإكسيل في مكان واحد ( مجلد واحد )
بعد الإنتهاء من ملئ ملف الإكسيل بالبيانات الخاصة بالطلاب أو الموظفين لازم نعرف الإكسيل على رابط الصورة عن طريق عمل ( كليك يمين Right Click ) في عمود الصورة وإختيار الأمر ( Link أو Hyperlink ) وتحديد الصورة المناسبة لإسم الشخص في السجل الخاص به .
ويتم تكرار هذه العملية مع جميع الأسماء أي كان عدد هذه البيانات يجب تكرار العملية حتى لو عندي 100 موظف لازم أكرر العملية لكل فرد فيهم
بعد كده هندخل على ملف الوورد ( البطاقة التعريفية ) المفروض دلوقتي أننا صممناها بالشكل اللي احنا محتاجينة ويفضل تصميمه عن طريق الجداول Insert Tables وذلك لسهولتها ، ثم نختار من قائمة ( مراسلات Mailing ) الأمر ( تحديد المستقبلين Select Recipients ) ثم نختار منها الأمر ( Use An Existing List ) ثم يتم تعيين ملف الأكسيل الذي يحتوي على المعلومات الخاصة بالموظفين وإختيار ورقة العمل التي بها البيانات الخاصة بهم
من نفس القائمة ( مراسلات Mailing ) نختار الأمر ( إدراج حقل Insert Merge Field ) ونختار كل حقل في المكان المحدد له حسب التصميم المختار لك لأنه سوف تظهر أسماء الحقول بمجرد إختيار الأمر Insert وذلك لأن ملف الوورد تم ربطه بملف الأكسيل في الخطوات السابقة
ولذك يفضل وجود عناوين واضحة لكي تظهر بطريقة صحيحة وواضحة
يتم تكرار العملية لكل الحقول ، مع إمكانية إضافة تنسيقات بسهوله بإعتبارها كأنها نص عادي جدا
بعد الإنتهاء يتم عمل Preview Results سوف تلاحظ ظهور جميع البيانات ولكن يظهر اسم الصورة فقط وليس الصورة نفسها
لمتابعة الشرح بالفيديو من هنا
احنا دلوقتي خلصنا كل حاجة بس محتاجين نفهم الوورد أنه يجيب الصورة نفسها مش إسمها من ملف الإكسيل ، هنا هنحتاج نكتب كود مكان الصورة في ملف الوورد وذلك عن طريق الإختصار ctrl + F9 فيظهر قوسين مجموعة نكتب داخلهم الأمر التالي {Includepicture ""} وبين علامات التنصيص نكرر عمليه اضافة حقل الصورة داخل علامات التنصيص ثم عمل F9 لتظهر الصورة بوضوح ، لكن هيكون هنا مشكلة أني لو اشتغلت بالطريقة دي هتثبت الصورة على كل الأسماء الموجودة عندي داخل ملف الإكسيل ، لذلك يجب التراجع عن الخطوة الأخيرة باستخدام الإختصار ctrl + z وتقوم بتصدير الملف لكل شخص في ورقة مستقلة كالتالي :
نختار الأمر Finish & Merge من قائمة Mailing ثم نختار الأمر Edit Individual Documents ثم نختار الأمر All من النافذة التي ستظهر ، ثم عمل حفظ للملف المصدر باستخدام الأمر F12 أو عن طريق الامر Save As من قائمة File
ثم عمل زر F9 لتفعيل الصورة على جميع البطاقات وذلك بعد تحديد الكل باستخدام الإختصار ctrl + A
لتحميل المرفقات من هنا
http://uadload.com/GS0I5M8cl5
http://uadload.com/VANI5Umawo
http://uadload.com/YwvffqyjXn
شكرا للجميع / خالص تمنياتي بالتوفيق
***********************
***********************
